Privacyverklaring
SmartEdge AI levert AI-assistenten die telefoon en websitechat beantwoorden voor organisaties, met een klantdashboard. In deze verklaring leest u welke persoonsgegevens wij verwerken als u onze website gebruikt, contact met ons opneemt of klant bij ons bent, waarom we dat doen en welke rechten u heeft.
1. Wie wij zijn
SmartEdge AI, gevestigd in Hoensbroek, KvK 97321451, btw NL005262718B32. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerkingen in deze verklaring. Vragen of verzoeken stuurt u naar info@aismartedge.com.
2. Welke gegevens, waarvoor en op welke grond
| Situatie | Gegevens | Waarvoor en grondslag |
|---|---|---|
| Contactformulier | Naam, bedrijf, e-mail, telefoon (optioneel), uw keuze en bericht | Om u te antwoorden en een gesprek te plannen. Grondslag: uw verzoek (stappen voor een overeenkomst) en ons gerechtvaardigd belang om te reageren. |
| Spreek met onze AI (spraak) | Uw stem en wat u zegt, het transcript van het gesprek | Een demonstratie van onze AI-assistent op uw verzoek. Grondslag: uw verzoek om de demo te starten. |
| Stel een vraag aan onze AI (FAQ) | De vraag die u typt en het antwoord | Uw vraag beantwoorden. Grondslag: uw verzoek. |
| E-mail en WhatsApp | Uw naam, nummer of e-mailadres en de inhoud van het bericht | Uw bericht beantwoorden. Grondslag: gerechtvaardigd belang. |
| Klanten | Naam, functie, zakelijke contactgegevens, factuurgegevens, KvK- en btw-nummer, betaalgegevens | De overeenkomst uitvoeren, factureren en betalingen verwerken. Grondslag: overeenkomst en wettelijke (fiscale) plicht. |
| Klantdashboard | Naam, e-mail, profielfoto en wachtwoord (versleuteld) van medewerkers van de klant | Inloggen en het dashboard gebruiken. Grondslag: overeenkomst. |
| Websitebezoek | Geanonimiseerde statistieken over paginabezoek | De website verbeteren. Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies. |
3. Gesprekken die onze assistenten voor klanten voeren
Als u een organisatie belt of een websitechat gebruikt waarvoor SmartEdge AI de assistent levert, verwerken wij die gegevens namens die organisatie. Die organisatie is daarvoor verantwoordelijk en haar eigen privacyverklaring geldt. Wij werken dan als verwerker, volgens een verwerkersovereenkomst met die organisatie. Aan het begin van zo'n gesprek hoort u dat u een digitale assistent spreekt.
4. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen. Wij delen gegevens alleen met dienstverleners die ons helpen de website en de dienst te leveren:
- Framer (hosting van deze website en geanonimiseerde statistieken)
- Google (opslag van berichten uit het contactformulier)
- Vapi (de AI-assistent, telefonie, spraak en chat; opnames en transcripten worden na 14 dagen verwijderd)
- Supabase (database en inloggen van het klantdashboard, in Frankfurt)
- Cloudflare (hosting van het klantdashboard)
- Stripe (facturen en betalingen)
- Resend (verzenden van e-mails vanuit het dashboard)
5. Buiten de Europese Unie
Sommige van deze dienstverleners zitten in de Verenigde Staten. Wij laten gegevens alleen daarheen gaan met een geldige waarborg, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
6. Hoe lang wij gegevens bewaren
- Contactverzoeken: tot 12 maanden na het laatste contact, tenzij u klant wordt.
- Demogesprekken met onze AI: opname en transcript 14 dagen, chats 30 dagen bij Vapi.
- Klantgegevens: zolang de overeenkomst loopt. Facturen en de administratie bewaren wij 7 jaar, zoals de wet vereist.
- Dashboard-accounts: tot het account wordt verwijderd of de overeenkomst eindigt.
7. Beveiliging
Wij nemen passende maatregelen om gegevens te beschermen. Verbindingen lopen via HTTPS, opgeslagen gegevens zijn versleuteld, kantoren zien in het dashboard alleen hun eigen gegevens en onze eigen toegang vraagt een wachtwoord plus een authenticator-code.
8. Cookies
Deze website plaatst geen tracking- of advertentiecookies. Wij gebruiken alleen technisch noodzakelijke opslag en geanonimiseerde statistieken die niet tot u te herleiden zijn. Daarom vragen wij geen toestemming voor cookies.
9. Uw rechten
U mag uw gegevens inzien, laten verbeteren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken en uw gegevens laten overdragen. Heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die altijd intrekken. Stuur uw verzoek naar info@aismartedge.com; wij reageren binnen een maand.
Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina.
Vragen over privacy? Mail info@aismartedge.com.